MUSTER – bitte mit der bzw. dem Datenschutzbeauftragten abstimmen, die Angaben in eckigen Klammern ersetzen und diese Zeile löschen. Rechtsgrundlagen bitte nur nach Prüfung eintragen.
Hier erfahren Sie, welche Daten MEW über Sie verarbeitet, wozu und wie lange.
Verantwortlich
[Name und Anschrift der Behörde, z. B. Stadt Musterstadt]
Datenschutzbeauftragte bzw. Datenschutzbeauftragter
[Name oder Funktion, Telefon, E-Mail]
Wozu MEW Daten verarbeitet
MEW ist die Wissensplattform der Beschäftigten. Sie dient dazu, Arbeitswissen zu sammeln, zu pflegen und auszutauschen.
Rechtsgrundlage: [vom Datenschutz einzutragen]
Welche Daten verarbeitet werden
- Name, Anmeldename und E-Mail-Adresse (falls hinterlegt), Rolle und Gruppen
- bei Artikeln: wer sie angelegt, geändert oder freigegeben hat, mit Datum (Änderungsverlauf)
- Chat-Nachrichten und Dateien im Chat; sie werden nach [Anzahl] Tagen automatisch gelöscht
- Veranstaltungen: Ihre Anmeldung bzw. Ihre Antworten bei einer Terminabstimmung. Namen sieht nur, wer die Veranstaltung organisiert, und die Verwaltung.
- persönliche Einstellungen: Merkliste, zuletzt gelesene Artikel, Benachrichtigungen, Anzeige – nur für Sie selbst sichtbar
- Meldungen zur Barrierefreiheit und Änderungsvorschläge, wenn Sie welche schicken
- technische Fehlerprotokolle ohne Angaben darüber, wer welche Seite aufruft
Was nicht geschieht
MEW wird nicht zur Kontrolle von Leistung oder Verhalten genutzt. Es gibt keine Lesestatistiken je Person, keinen Online-Status und keine Lesebestätigungen. [Verweis auf die Dienstvereinbarung, falls vorhanden]
Wer Zugriff hat
- die Beschäftigten von Stadt Musterstadt je nach Rolle und Ordnerrechten
- Direktnachrichten im Chat lesen nur die beiden Beteiligten
- [IT-Dienstleister] betreibt den Server im Auftrag von Stadt Musterstadt (Auftragsverarbeitung)
Wie lange Daten gespeichert werden
- Artikel und ihr Änderungsverlauf: solange sie gebraucht werden; archivierte Artikel bis zur endgültigen Löschung
- Chat: [Anzahl] Tage
- Veranstaltungen mit Anmeldungen und Abstimmungen: 7 Tage nach dem letzten Termin
- Suchbegriffe ohne Treffer (ohne Namen): 14 Tage
- Datensicherungen: bis zu 12 Monate; Chat, Anmeldungen und Abstimmungen darin nur wenige Tage
- Wenn Sie Stadt Musterstadt verlassen: [Regelung aus dem Löschkonzept]
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Sie können sich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen beschweren.
Stand: [Datum]